Die eingereichten Projekte müssen zum Zeitpunkt ihrer Einreichung in beiden Kategorien die konzeptionelle Planungsphase schon überschritten haben. Nach dem sich der INNOVATIONSPREIS nicht als Projekt- bzw. Konzeptförderung versteht, sondern als Preis im klassischen Sinne, können nur Projekte eingereicht werden, die sich innerhalb der Einreichfrist bereits in der Umsetzung befinden bzw. schon abgeschlossen wurden, sehr wohl aber Projekte, die sich in der Startphase, im laufenden Prozess oder in ihrer Endphase befinden, nicht aber Projekte, deren Realisation noch nicht begonnen hat bzw. die noch in Planung befindlich sind.

Einreichen können - unabhängig von ihrer Staatsangehörigkeit - alle Kulturinitiativen, Vereine, Arbeitsgemeinschaften und KünstlerInnen der freien Kulturszene Wiens, d.h. die ihre Tätigkeit in Wien ausüben und ihren Sitz bzw. Hauptsitz in Wien haben.

Gebietskörperschaften (z.B. Gemeinde, Bezirke, parteipolitische oder religiöse Organisationen), deren Vorfeldorganisationen (z.B. Kulturreferate von Bezirken) und kommerzielle Kulturveranstalter sowie die MitarbeiterInnen und der Vorstand der IG KULTUR WIEN sind von der Teilnahme ausgeschlossen.