Was ist nach Durchführung des Vorhabens/Projekts zu machen?
Nach Durchführung des Vorhabens muss den fördernden Stellen innerhalb einer bei der Förderzusage gestellten Frist nachgewiesen werden:
- die Durchführung des geförderten Projekts
- die widmungsgemäße Verwendung der zur Verfügung gestellten Mittel
Die Ansprüche an diese Nachweise sind je nach fördernder Stelle, nach Art und nach Ausmaß der Förderung unterschiedlich. In der Regel ist in der Förderzusage festgelegt, wann und wie dieser Nachweis zu erbringen ist.
In der Regel wird verlangt:- Projektbericht: eine Dokumentation des Projekts bzw. der Tätigkeiten, z. B. schriftliche Zusammenfassung mit Bildern, Videos, allen im Rahmen des Projekts erstellten Druckwerken, Bild- und Tonträgern sowie sonstigen Publikationen, Aufzeichnungen über Besucher_innenzahlen, Pressespiegel etc.
- Abrechnung: Es wird zumeist eine gesamte Abrechnung aller Einnahmen und Ausgaben des Projekts verlangt oder aber auch nur eine Aufstellung aller Ausgaben, die mit Mittel der jeweiligen fördernden Stelle bezahlt wurden (konkrete Bedingungen beachten!). Die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben sollten der beim Ansuchen eingereichten Kalkulation weitgehend entsprechen, außer wenn gröbere Abweichungen der fördernden Stelle bereits gemeldet und von diesen genehmigt worden sind.
- Originalbelege: Viele fördernde Stellen verlangen die Vorlage der Originalbelege für alle Ausgaben, die mit Mitteln ihrer Förderung bezahlt wurden. Als Originalbeleg wird dabei eine Rechnung oder Honorarnote angesehen, die einen Stempel oder eine Unterschrift der Rechnungsausstellenden trägt. Heutzutage übliche per E-Mail erhaltene und ausgedruckte Rechnungen werden meist nicht anerkannt. Damit soll vermieden werden, dass dieselbe Rechnung unterschiedlichen fördernden Stellen vorgelegt wird. Es müssen daher während des gesamten Projektverlaufs alle Rechnungen gesammelt und daraufhin überprüft werden, ob sie von der fördernden Stelle anerkannt werden.
Tipp: Im Notfall von den Aussteller_innen der Rechnung eine gestempelte und/oder unterschriebene Rechnung nachfordern!
Erfahrungsgemäß werden Kassenzettel von Super- und Fachmärkten und dergleichen zumeist anerkannt (im Zweifel bei der Förderstelle nachfragen). Die Belege werden von den Förderstellen geprüft und mit einem entsprechenden Vermerk an die Antragstellenden retourniert.
Das kann mehrere Monate dauern! Wenn eine Rechnung von mehreren fördernden Stellen jeweils nur zum Teil gefördert wurde, vermerkt jede fördernde Stelle auf den Originalbelegen, wie viel sie dazu beigetragen hat.
Tipp: Bevor die Originalbelege den fördernden Stellen übergeben werden, unbedingt Kopien anfertigen.
Abrechnung von Förderungen von Stadt Wien Kultur (MA 7)
Nach der Durchführung des geförderten Vorhabens bzw. nach dem Jahr, für das es eine Gesamtförderung gab, ist die widmungsgemäße Verwendung der Fördermittel nachzuweisen.
Was genau wann an wen übermittel werden muss, steht im Förderungszusagen-Schreiben.
Erforderlich sind jedenfalls:
- Projektbericht bzw. Bericht über die Jahrestätigkeit
- Detaillierte Gesamteinnahmen- und Gesamtausgabenaufstellung
Hierzu ist die Spalte Abrechnung in der Kostenkalkulationstabelle, die bei Beantragung der Förderung hochgeladen worden ist, auszufüllen. Die Spalte „Einreichung“ darf nicht mehr geändert werden.
Bei dieser Abrechnung sind die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben anzugeben. Im Gegensatz zur Antragstellung muss das Saldo bei der Abrechnung nicht exakt Null sein. Es ist vielmehr extrem unwahrscheinlich, dass bei der Abrechnung die Einnahmen und Ausgaben exakt gleich sind. In diesem Fall wird die Stadt Wien vermutlich nachfragen, wie dieser unwahrscheinliche Fall eintreten konnte. Plausible Begründungen werden aber anstandslos akzeptiert.
Bei positivem Saldo (also wenn die Einnahmen die Ausgaben übersteigen), sind bei Einzelförderungen die Überschüsse ab 5 Euro anteilsmäßig zurückzuzahlen, weil das Vorhaben ja offensichtlich auch mit weniger Fördergeld durchgeführt hätte werden können (anteilsmäßig heißt in diesem Fall: Wenn das Vorhaben von der Stadt Wien zu 50 % gefördert wurde, und zu 50 % vom Bund, dann muss 50 % des Überschusses an die Stadt Wien zurückgezahlt werden. Bei Gesamtförderungen muss bei polsitivem Saldo nichts zurückgezahlt werden und der Überschuss kann als Rücklage ins nächste Jahr übernommen werden.
Bei negativem Saldo, als wenn die Ausgaben die Einnahmen übersteigen, gibt es aber kein zusätzliches Geld von der Stadt.
Bei Förderungen ab 5.001 Euro müssen jene Summen, die gegenüber der eingereichten Einnahmen- und Ausgabenaufstellung um 10 Prozent oder mehr abweichen, wenn diese Abweichung 10.000 Euro oder mehr ausmacht, im Feld „Begründung“ begründet werden.
Keine Belege mitschicken! Diese sind nur dann zu übermitteln, wenn die Stadt Wien diese zum Beispiel im Rahmen einer stichprobenartigen Überprüfung von geförderten Vorhaben ausdrücklich anfordert (also auf jeden Fall aufbewahren).
Die Kalkulationstabelle mit der ausgefüllten Abrechnungsspalte ist als Excel-Tabelle abzuspeichern und in diesem Dateiformat übermittelt werden, also als .xlsx-Datei.
- Je 1 Exemplar aller Druckwerke, Einladungen, Prospekte, Programme, Kataloge, Plakate.
Diese können auch als digitale Datei, als JPG oder PDF übermittelt werden.
Alle diese Nachweise müssen bis zu jenem Termin, der im Förderungszusagen-Schreiben steht, übermittelt werden. Ist das nicht möglich, VOR Ablauf der Frist um Verlängerung ansuchen. Die Frist wird in der Regel problemlos verlängert, wenn ihr euch rechtzeitig meldet. Keinesfalls sollte gewartet werden, bis ihr eine Mahnung bekommt (insbesondere, wenn ihr jemals wieder eine Förderung beantragen wollt).
TIPP: Nicht verbrauchte Fördermittel sind zurückzuzahlen. Übersteigen in der Abrechnung von Einzelvorhaben die Einnahmen die Ausgaben, wird von den fördernden Stellen eine Rückzahlung in der Höhe des Überschusses verlangt (die Stadt Wien fordert so viel Prozent des Überschusses, wie ihr Anteil an der Förderung durch öffentliche Stellen war). Es sollte daher vor der Abgabe der Abrechnung penibel darüber nachgedacht werden, ob nicht Ausgaben übersehen wurden und ob auch wirklich alle Tätigkeiten fair bezahlt worden sind.
Bei Gesamtförderungen (Jahresförderungen) wird von der Stadt Wien in fast allen Fällen nichts zurückgefordert, wenn am Jahresende ein Überschuss bleibt. Dieser kann als Rücklage ins nächste Jahr übernommen werden. Die Rücklage darf maximal so hoch sein, dass die jeweilige Tätigkeit ohne weitere Förderung noch rund ein Jahr fortgeführt werden könnte.